Главная цель систем личной продуктивности - это не управление временем, а возможность отобразить что происходит в вашей жизни или работе. Ключевые процесс - это планирование работы, отслеживание процесса и ретроспектива. В этой статье я расскажу вам о моей личной системе продуктивности, которая основана на идеях из методологий GTD и Kanban.
Я давно перестал использовать GTD, хотя был его фанатом несколько лет и до сих пор нахожу его очень полезным.
Все, что вам нужно помнить, должно быть в одной системе. Только тогда вы будете доверять ей и перестанете скакать между несколькими блокнотами или приложениями, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли. В первую очередь это означает, что приложение, которое вы будете использовать, должно быть одно под desktop и под mobile. Это первая причина, по которой я начал использовать Notion (а до этого использовал Trello и Asana).
Когда идея попадает в вашу голову, вы должны ее быстро зафиксировать. Это должно быть максимально быстрым и простым процессом. В GTD для этого используется "Инбокс". Все, что требуется записать, сразу попадает туда. Потом несколько раз в день вы заглядываете в инбокс и категоризируете задачи. Самый быстрый вариант - создать карточку в Notion (или Trello)
Просмотр/изучение только релевантной информации - это главная часть философии GTD. Самый простой способ это осуществить - добавлять контекст к каждой задаче. В Trello можно использовать labels для этого, в Notion - tags. По этим меткам в будущем можно будет легко сортировать/фильтровать ваши задачи. Например, когда вы сосредоточены на одном проекте, вы смотрите только задачи с определенным тегом или лейблом.
Вы всегда должны иметь под рукой полную картину того, что вы делаете, что вас блокирует и что уже сделано. Использование доски с карточками - самый простой и понятный пусть визуализировать всю эту информацию.
Визуализация крайне важна. Например, я регулярно просматриваю доску и двигаю задачи слева направо по статусам. Я начинаю свой день с того, что все мои задачи находятся в колонке "ToDo" и постепенно я перевожу их в WIP (work in progress), а затем и в Done.
Куча задач в работе приводит к потере фокуса. Вам нужно постоянно переключаться между контекстами, в результате чего вы быстро устаете и теряете продуктивность. Все что вам нужно сделать, так это установить лимит количества задач, одновременно находящихся в работе, например тремя. Когда вы вдруг захотите взять еще одну задачу, вы можете взглянуть есть ли для нее место. Если места нет, вы должны завершить одну из задач в колонке WIP и только потом взять следующую.
Вы любим откладывать некоторые задачи на потом и часто они лежат в списке месяцами. Некоторые из них важные, но неприятные, и их надо сделать рано или поздно. Другие же оказываются не важными. Мы подсознательно знаем это и поэтому они никогда не будут сделаны. Для таких задач можно ввести параметр их "свежести" или "старости". Можно обозначать этим лейблом старые задачи, чтобы на очередном обзоре вашей доски наконец выбросить их;